Como mejorar la gestión de su empresa
No se puede gestionar una empresa del siglo XXI con herramientas del siglo XX, o mejor dicho, se puede pero estaría dando muchas ventajas frente a la competencia. Hasta hace no muchos años la tecnología estaba disponible solo para grandes corporaciones pero hoy existen soluciones al alcance de cualquier empresa.
Concretamente me refiero a los software integrados de gestión o también llamados ERP (Enterprise Resource Planning). Este tipo de sistemas sirve para gestionar los procesos de las empresas de forma integrada y consistente.
Luego de varios años de implementar este tipo de soluciones en decenas de empresas de diversos rubros y tamaños hemos visto los cambios sustanciales que han generado en nuestros clientes y los beneficios que han logrado:
Mayor gobernanza. El ERP brinda visibilidad a los directores y gerentes de lo que está pasando en la empresa a cada instante. Gestionar sin información es como navegar a ciegas.
Decisiones basadas en información. Más y mejor información permite tomar decisiones basadas en datos confiables. Esto es clave para medir los resultados y detectar desvíos a tiempo. De nada sirve hacer una autopsia del problema cuando ya no estamos a tiempo de corregirlo.
Planificación. No se puede dirigir una empresa mirando por el espejo retrovisor. Con la velocidad que se mueven los negocios actualmente se requiere mirar hacia adelante y anticiparse a los cambios. Para ello se necesita trabajar sobre datos proyectados a futuro.
Integración. Con un sistema integrado la comunicación interna mejora drásticamente, la información está disponible en todo momento para aquellas personas que tengan permisos suficientes. Un software integrado evita la doble imputación y asegura la consistencia de los datos.
Automatización. Con la digitalización se elimina el papel, se automatizan tareas y se bridan herramientas a los empleados para aumentar la productividad de su trabajo.
Mayor adherencia a los procesos. El ERP guía a los empleados a seguir los procesos establecidos y previene errores y desvíos. Estos sistemas están basados en las Mejores Prácticas de Negocios comprobadas a nivel mundial, la implementación de un ERP es una oportunidad única para mejorar los procesos y adoptar las mejores prácticas.
Mayor Control. El ERP incluye diversos controles mediante las “reglas de negocios” que generan controles, alertas y autorizaciones. Todas las transacciones quedan registradas en los logs de auditoría que identifica quien y cuando hizo la transacción. Con esto se logra instaurar un “ambiente de control” que evita que se generen desvíos. Según investigación de la ACFE, las empresas pierden aprox. el 5% de sus ingresos por año debido a maniobras de fraude. También se pierde mucho tiempo y dinero por errores, descoordinaciones, retrabajos, etc. Típicamente durante las primeras semanas del nuevo sistema salen a la luz problemas ocultos que la empresa desconocía que existían.
Aumento de rentabilidad. Todo lo anterior impacta directamente en los resultados de la empresa. Aumentan las ventas, la satisfacción de clientes, la retención, la recompra, también se reducen los errores en la facturación y aumenta la cobranza. Por otro lado se reducen costos por comprar mejor, controlar los gastos, reducir errores y desperdicios, reducir stocks y capital de giro, controlar los pagos, las finanzas de la empresa, etc, etc.
En un mercado altamente competitivo es indispensable ser cada día más eficientes. Hoy existe tecnología que permite aumentar de forma sustancial la productividad de las empresas. Las herramientas que cada empresa use pueden ser el trampolín hacia el futuro o el ancla al pasado. Se necesita un buen auto para ganar la carrera, con que “auto” compite su empresa?.
by Ernesto Natalevich
Director Ejecutivo de Nexit (www.nexit.com.uy)
Partners oficiales de Odoo en Uruguay (www.odoo.com)